แบบฝึกหัด

การกำหนดขอบเขต (KM  Focus  Areas)

       ขอบเขต KM (KM Focus Areas)   เป็นหัวเรื่องกว้างๆ ของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการแผ่นดินซึ่งต้องการจะนำมาใช้กำหนดเป้าหมาย KM  (Desired State)
         ในการกำหนดขอบเขต KM ควรกำหนดกรอบตามองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อกระบวนงาน (Work Process) ในข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง  (Blueprint  for Change) ที่ได้นำเสนอสำนักงาน กพร. ไว้ในปี 2548  ก่อนเป็นลำดับแรกหรือ อาจกำหนดขอบเขต KM ตามองค์ความรู้ที่จำเป็นต้องมีในองค์กร เพื่อปฏิบัติงานให้บรรลุตามประเด็นยุทธศาสตร์อื่นๆ ขององค์กร


 แนวทางการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย KM
                       

สามารถใช้แนวทางการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย KM เพื่อจะช่วยรวบรวมขอบเขต  KM  และนำไปกำหนดเป้าหมาย KM และแผนการจัดการความรู้ ดังนี้

        - แนวทางที่เป็นความรู้ที่จำเป็นสนับสนุน พันธกิจ/ วิสัยทัศน์/ ประเด็นยุทธศาสตร์ ในระดับของหน่วยงานตนเอง

          - หรือแนวทางที่เป็น ความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร

          - หรือแนวทางที่เป็น ปัญหาที่ประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้

          - หรือ เป็นแนวทางอื่นใดก็ได้ ที่ทางหน่วยงานเห็นว่าเหมาะสม    

ให้รวบรวมแนวคิดการกำหนดขอบเขต  KM จากข้อ 2.3  แล้วกรอกขอบเขต KM ที่สามารถรวบรวมได้ทั้งหมดลงในแบบฟอร์ม 1 โดยทุกขอบเขต KM ที่กำหนดต้องสนับสนุนกับประเด็นยุทธศาสตร์ของระดับหน่วยงานตนเอง  และประเด็นยุทธศาสตร์นั้นควรจะต้องได้ดำเนินการมาระดับหนึ่งแล้ว (ถ้ามี)

เกณฑ์การกำหนดขอบเขต  KM  เพื่อใช้เป็นแนวทางการตัดสินใจเลือกขอบเขต  KM สำหรับใช้กรอกลงในแบบฟอร์ม 2  พร้อมให้คะแนนตามเกณฑ์ที่องค์กรต้องการ คือ

                   - สอดคล้องกับทิศทางและประเด็นยุทธศาสตร์ในระดับของหน่วยงานตนเอง

                   - ทำให้เกิดการปรับปรุงที่เห็นได้ชัดเจน (เป็นรูปธรรม)

                   - มีโอกาสทำได้สำเร็จสูง (โดยพิจารณาจากความพร้อมด้านคน  งบประมาณ เทคโนโลยี  วัฒนธรรมองค์กร  ระยะเวลาดำเนินงาน ฯลฯ )

                   - เป็นเรื่องที่ต้องทำ  คนส่วนใหญ่ในองค์กรต้องการ

                   - ผู้บริหารให้การสนับสนุน

                   - เป็นความรู้ที่ต้องจัดการอย่างเร่งด่วน

                   - อื่นๆ สามารถเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสมขององค์กร

ผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์กร  จะต้องมีส่วนร่วมในการกำหนด ขอบเขต KM  และ  เป้าหมาย  KM (Desired State)   เพื่อมั่นใจว่าสนับสนุนประเด็นยุทธศาสตร์ขององค์กรอย่างถูกต้องและเหมาะสม   รวมถึงความมุ่งมั่นที่จะบูรณาการการจัดการความรู้ให้เกิดขึ้นในการปฏิบัติราชการขององค์กร ด้วยการสนับสนุนทรัพยากรที่จำเป็นในทุกด้าน

ให้จัดส่งรายชื่อผู้มีส่วนร่วมกับผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจเลือกขอบเขต  KM ตามแบบฟอร์ม 2  และเป้าหมาย KM  ตามแบบฟอร์ม 3  โดยให้ระบุถึงชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่งงาน และหน่วยงานที่สังกัดอยู่ตามผังองค์กรปัจจุบัน ของผู้มีส่วนร่วมทุกท่าน

บทบาทของสมาชิกทีม KM

สมาชิกของทีม KM คนหนึ่งอาจแสดงบทบาทได้หลายบทบาท  ดังต่อไปนี้

ผู้จัดการโครงการ (Project manager) ในกรณีที่เป็นทีมใหญ่ อาจต้องแต่งตั้งผู้จัดการโครงการ ทำหน้าที่ด้านธุรการ ได้แก่  ดูแลการดำเนินการตามแผน จัดการงบประมาณ ทำรายงานของ คณะกรรมการชี้ทิศทาง เป็นต้น ผู้จัดการโครงการจะช่วยลดภาระด้านธุรการของหัวหน้าทีม KM     

ผู้จัดการความรู้ (Knowledger manager) ทำหน้าที่ดูแลเอกสารบันทึกความรู้ของทีมประสานงานกับ CoP ด้าน KM และประสานงานกับแกนนำ KM ในหน่วยงานต่างๆ รวมทั้งสร้างฐานความรู้เกี่ยวกับ KM ขององค์กร บุคคลผู้นี้ถือเป็น ‘ผู้รู้’ ด้านสาระ KM ขององค์กร ในตอนต่อๆ ไปจะเอ่ยถึงตำแหน่งหรือหน้าที่นี้ในต่างบริบท  คือเป็นผู้จัดการความรู้ในแต่ละสายธุรกิจ ซึ่งทำหน้าที่จัดการความรู้เฉพาะด้านธุรกิจนั้นๆ แต่ผู้จัดการความรู้ในทีม KM ทำหน้าที่เกี่ยวกับความรู้ด้าน KM

ผู้นำการสื่อสาร (Communications lead) ทำหน้าที่จัดการและดำเนินการ (ส่งมอบ) ยุทธศาสตร์และแผนการสื่อสาร ควรเป็นคนที่มีทักษะการตลาดหรือการสื่อสาร ภายในองค์กร ในกรณีขององค์กรใหญ่และซับซ้อน อาจต้องการทีมมากกว่าหนึ่งคน

ผู้ปฏิบัติงาน KM และโค้ช (KM workers and coaches) เป็นผู้ทำหน้าที่ออกไปสนับสนุน กิจกรรม KM ของหน่วยงานต่างๆ ในเบื้องต้น คนเหล่านี้รับผิดชอบกิจกรรมพิสูจน์หลักการ  และสนับสนุนโครงการนำร่อง ต่อมาในช่วงขยายผล อาจต้องการผู้รับผิดชอบสนับสนุน บางด้านของโปรแกรม KM เช่นด้าน ไอที รับผิดชอบเครื่องมือ ไอที สนับสนุนกิจกรรม KM    ด้านจัดระบบความรู้รับผิดชอบการพัฒนา คำศัพท์ขององค์กร (enterprise taxonomy)     

โดยหัวหน้าทีมต้องคอยดูแล ให้มีการทำงานร่วมมือกันทั้งทีม KM  ไม่แยกตัวกันเป็นส่วนๆ   

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Proess)

        กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงขั้นตอนที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้  หรือพัฒนาการของความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร  ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้

1.การบ่งชี้ความรู้ เช่นพิจารณาว่า วิสัยทัศน์/ พันธกิจ/ เป้าหมาย คืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องรู้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร

2.การสร้างและแสวงหาความรู้  เช่นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

3.การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้ อย่างเป็นระบบในอนาคต

4.การประมวลและกลั่นกรองความรู้  เช่น ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

5.การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้นั้นเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

7. การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากการสร้างองค์ความรู้ และนำความรู้ไปใช้ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง CMP.:(Change Management Process)

เป็นกรอบความคิดแบบหนึ่ง เพื่อให้องค์กรที่ต้องการจัดการความรู้ภายในองค์กร ได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อการจัดการความรู้ ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้

1. การเตรียมการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมสนับสนุนจากผู้บริหาร (ที่ทุกคนมองเห็น) โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร ทีม/หน่วยงานที่รับผิดชอบ มีระบบการติดตามและประมวลผลกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

2. การสื่อสาร เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำ ประโยชน์ที่จะเกิดกับทุกคนแต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร

3. กระบวนการและเครื่องมือ ช่วยให้การค้นหา เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนเรียนรู้สะดวกขึ้นโดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือ ขึ้นกับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด สถานที่ตั้ง ฯลฯ)ลักษณะการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร ทรัพยากร

4. การเรียนรู้ เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึงเนื้อหา กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินผล และการปรับปรุง

5. การวัดผล เพื่อให้ทราบว่า การดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคคลในทุกระดับ ให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้ และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่า จะวัดผลที่ขั้นตอนใด ได้แก่ วัดที่ระบบ (System)   วัดที่ผลลัพธ์ (Out put) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Out come)

6. การยกย่องชมเชยและให้รางวัล เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม และการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาวบูรณาการกับระบบที่มีอยู่ ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำให้แต่ละช่วงเวลา

ฉะนั้นแล้ว แผนการดำเนินงานในองค์กร ควรจะมีการประสานสันพันธ์กันของ ทั้ง KMP และ CMP เพื่อให้มองออกว่าแผนเรามีจุดเน้นในแต่ละขั้นตอนอย่างไร ครอบคลุมหรือไม่ แต่ทั้งนี้ หากเราจะทำการจัดการความรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ก็ต้องไปหาหัวใจของเรื่องนั้นๆ มาประกอบด้วย เช่น เรื่องแผนเกี่ยวข้องกับเศรษฐกิจพอเพียงก็ต้องมีหลักของเศรษฐกิจพอเพียงเข้าไปร่วมด้วย เช่น

เศรษฐกิจพอเพียง  

3 ห่วง ประกอบด้วย           1.พอประมาณ     2. มีเหตุ มีผล     3. มีความคุ้มกันในตัวที่ดี

2  เงื่อนไข ประกอบด้วย      1. ความรู้           2. คุณธรรม

4 มิติ ประกอบด้วย            1. วัตถุ              2. สังคม            3. สิ่งแวดล้อม    4.วัฒนธรรม 

 แล้วผสานกันออกมาในรูปแผน เพื่อแจกแจงรายละเอียดกิจกรรมลงสู่ผู้ปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนต่อไป

    

ชุมนุมนักปฏิบัติ  หรือ Community of Practice ( CoP )

นับเป็นกุญแจสำคัญในการเคลื่อนกระบวนการจัดการความรู้ ( Knowledge Management ) ที่ทรงพลังและสร้างความยั่งยืน เนื่องจากการเกิดขึ้นของชุมชนนักปฏิบัตินั้น สะท้อนให้เห็นถึงระบบความสัมพันธ์ทางสังคมในแนวรวม ที่เชื่อว่าจะสามารถเอื้อให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  ( Share and Learn ) มีการพัฒนาและจัดการเพื่อยกระดับองค์ความรู้ขององค์กรหรือสังคมได้อย่างมีประสอทธิผล ซึ่งเห็นได้ว่าปัจจุบันผู้เชี่ยวชาญและผู้ปฏิบัติการจัดการความรู้ในองค์การกำลังให้ความสนใจกันอย่างกว้างขวางอีกทั้งองค์การต่างๆกำลังนำแนวคิดนี้มาใช้ปฏิบัติในองค์กรอย่างจริงจัง

ความหมายของนักชุมชนปฏิบัติ

ชุมชนนักปฏิบัตินี้นิยมเรียกกันย่อๆว่า CoP หมายถึงชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่รวบรวมกลุ่มคนซึ่งมีความรู้ความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้นๆ ร่วมกัน เพื่อให้ได้มาในเรื่องชุมชนความรู้ในเรื่องนั้นๆ ( Knowledge Assets ) สำหรับคนในชุมชนนำไปทดลองใช้ แล้วนำผลที่ได้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิก  ส่งผลให้ความรู้นั้นๆ ได้รับการยกระดับขึ้นเรื่อยๆ ผ่านการปฏิบัติ ประยุกต์ และปรับใช้ตามแต่สภาพแวดล้อมและสถาการณืที่หลากหลาย อันทำให้งานบรรลุผลดีขึ้นเรื่อยๆ

ลักษณะที่สำคัญของ CoP

-          เป็นกลุ่มคนที่รวมตัวกันโดยมีความสนใจและความปรารถนา ( Passion) ร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซึ่งเรียกว่ามีประเด็นหรือกลุ่มความสนใจความรู้ร่วมกัน  ( Knowledge Domain)

-          มีปฏิสัมพันธ์และสร้างความสัมพันธ์ในกลุ่ม เป็นชุมชนช่วยเหลือซึ่งกันและกันในด้านต่างๆโดยเฉพาะความรู้ ซึ่งเรียกว่าชุมชน ( Community ) 

-          มีการแลกเปลี่ยนและพัฒนาความรู้ใหม่ๆร่วมกัน และต้องมีการสร้างฐานข้อมูล ความรู้ และแนวปฏิบัติ ที่มีการแลกเปลี่ยนกันในระบบคลังความรู้ และนำความรู้นั้นไปปฏิบัติเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง ( Practice)

รูปแบบหรือประเภทของ CoP

ชุมชนเพื่อการช่วยเหลือ ( Helping Communities ) เป็นชุมชนที่มีการร่วมแก้ปัญหาการทำงานที่ประสบในแต่ละวัน โดยช่วยกันแลกเปลี่ยนแนวคิด  ประสบการณ์ และมุมมองต่างๆในกลุ่มสมาชิก

ชุมชนเพื่อการปฏิบัติที่เป็นเลิศ ( Best Practice Communities ) เป็นชุมชนที่เน้นการแสวงหาพัฒนา และเผยแพร่แนวปฏิบัติที่เป็นเลิศจากชุมชนอื่นๆ ปรือการสร้างแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดขึ้นมาเอง

ชุมชนเพื่อพัฒนายกระดับความรู้ ( Knowledge-stewarding Communities ) เป็นชุมชนที่มีการสร้างองค์ความรู้ใหม่ๆ มีการจัดระเบียบความรู้และยกระดับความรู้ความคิดของสมาชิกอยู่ประจำ

ชุมชนนวัตกรรม ( Innovation Communities)  เป็นชุมชนที่มีการพัฒนาแนวคิดจากการผสมผสานแนวคิดของสมาชิกที่มีมุมมองต่างกัน เพื่อหาแนวทางใหม่ๆ ในการปฏิบัติงาน หรือสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆที่เป็นนวัตกรรม

ปัจจัยที่สำคัญต่อความสำเร็จของ CoP

            การร่วมปัญหา ( Head) สมาชิกใน CoP ต้องใส่ใจในเรื่องการแลกเปลี่ยนความรู้เป็นเรื่องสำคัญ โดยสมาชิกต้องมีพฤติกรรมในการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ  เพื่อจะนำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้แก่กัน ซึ่งจะถือว่าชุมชนนั้นยึดความรู้หรือปัญหาเป็นศูนย์กลางที่สนใจร่วมกัน

            การร่วมใจ ( Heart) สมาชิกมีการเสริมสร้างสายสัมพันธ์อันดีบนพื้นฐานของการให้เกียรติ เคารพ และเชื่อถือซึ่งกันและกัน เป็นแรงผลักดัน ช่วยสร้างแรงจูงใจ และความเต็มใจในการแลกเปลี่ยนความรู้ เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วม

การร่วมมือ ( hand ) สมาชิกมีการแสดงออกด้วยการกระทำหรือแสดงพฤติกรรมในลักษณะกระตือรือร้น ในการเข้าร่วมกิจกรรมของชุมชน อีกทั้งมีการอุทิศตัวหรือเสียสระรับผิดชอบในกิจการต่างๆของชุมชนด้วยความเต็มใจ

การสนับสนุน CoP ขององค์กร

- ปฏิบัติต่อ CoP เสมือนทรัพย์สินขององค์กร ให้การสนับสนุนทรัพยากร ข้อมูลข่าวสารและดูแลเป้าหมาย

ให้สอดคล้องกับองค์กร

- ส่งเสริมการสร้าง CoP ด้วยการยอมรับผลงานที่เกิดขึ้นจากกลุ่มที่ไม่เป็นทางการ และดึงชุมชนเข้ามา

ร่วมกันทำงานให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นอีก

- มองว่าองค์กรเป็นที่รวมของชุมชนที่เชื่อมต่อกัน ส่งเสริมให้มีจุดยืนที่เหมาะสม และมีส่วนต่อความสำเร็จ

ขององค์กร

- ส่งเสริมให้ CoP เรียนรู้จากภายในกลุ่มและจากลุ่มอื่นๆ

- ดูแลให้กลไกขององค์กรมีส่วนในการสนับสนุน CoP

- ส่งเสริมการเรียนรู้ทุกรูปแบบและเชื่อมต่อทั่วทั้งองค์กรมีระบบการให้รางวัลที่จูงใจเพื่อให้กิจกรรม 

CoP ดำเนินอย่างยั่งยืน

ประโยชน์ของ CoP

-          เสริมสร้างวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขององค์กร

-          เป็นแหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ

-          เกิดโอกาสพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดด

-          เกิดเครือข่ายของกลุ่มวิชาชีพต่างๆในองค์กรและภายนอก

-          รักษาคนเก่งให้อยู่กับองค์กรได้นานขึ้น

-          เพิ่มโอกาสในการสร้างนวัตกรรมใหม่ๆในองค์กร

-          ขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์